Tài chính công đoàn gồm các nguồn sau đây: Kinh phí công đoàn; đoàn phí công đoàn; ngân sách Nhà nước cấp hỗ trợ và các nguồn thu khác. Trong đó có hai khoản chi là kinh phí công đoàn và đoàn phí công đoàn mà doanh nghiệp cần lưu ý. Tài chính công đoàn sẽ tách bạch hoàn toàn với tài sản của doanh nghiệp.
10.3.1. Kinh phí công đoàn
Doanh nghiệp phải đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc cho NLĐ. Mức đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho NLĐ mà không cần phân biệt là đã có hay chưa có BCHCĐ cơ sở. Quỹ tiền lương này là tổng mức tiền lương của những NLĐ thuộc đối tượng phải đóng BHXH theo quy định của Luật BHXH.
10.3.2. Đoàn phí công đoàn
Đoàn viên (tức NLĐ làm việc trong doanh nghiệp) phải đóng đoàn phí công đoàn hằng tháng bằng 1% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH theo quy định của Luật BHXH. Lưu ý, đối với những NLĐ làm việc trong các doanh nghiệp Nhà nước thì mức đoàn phí không vượt quá 10% tiền lương cơ sở theo quy định của Nhà nước.
Khi NLĐ là đoàn viên công đoàn có hành vi vi phạm quy định về đóng đoàn phí công đoàn như không đóng, chậm đóng hoặc đóng đoàn phí công đoàn không đúng mức quy định thì tập thể, cá nhân, những người có liên quan được phân công trong công tác thu, nộp kinh phí, đoàn phí công đoàn sẽ không được xét danh hiệu thi đua năm đó, đồng thời vấn đề đó sẽ được thông báo đến BCHCĐ cấp trên trực tiếp. Ngoài quy định trên, hiện nay quy định của pháp luật lao động chỉ quy định việc xử phạt hành chính và buộc truy thu tiền đóng kinh phí công đoàn đối với NSDLĐ mà không có quy định nào khác về trách nhiệm của NLĐ là đoàn viên công đoàn nếu không đóng, chậm đóng hoặc đóng đoàn phí công đoàn không đúng mức quy định. Do đó, hiện chưa có căn cứ pháp lý nào để xử phạt hoặc truy cứu trách nhiệm của NLĐ khi vi phạm quy định về đóng đoàn phí công đoàn. Tuy nhiên, trên thực tế, NLĐ nào vi phạm quy định về đóng đoàn phí công đoàn có thể bị đánh giá không tốt về mặt tác phong, biểu hiện của NLĐ đó trong công việc, sự tuân thủ và chấp hành quy định của NSDLĐ cũng như trong hoạt động của công đoàn.
Chỉ có hai trường hợp miễn, giảm đóng đoàn phí công đoàn là: (i) đoàn viên hưởng trợ cấp BHXH từ 01 tháng trở lên, trong thời gian hưởng trợ cấp không phải đóng đoàn phí; và (ii) đoàn viên công đoàn không có việc làm, không có thu nhập, nghỉ việc riêng từ 01 tháng trở lên không hưởng tiền lương, trong thời gian đó không phải đóng đoàn phí.
10.3.3. Quản lý, sử dụng tài chính công đoàn
Theo quy định hiện hành, BCHCĐ cơ sở được sử dụng 67% số thu kinh phí công đoàn, 60% số thu đoàn phí công đoàn và phân bổ nguồn thu kinh phí, đoàn phí công đoàn cho các khoản, mục chi:
- Chi lương, phụ cấp cho cán Bộ công đoàn chuyên trách và phụ cấp cán Bộ công đoàn nhưng không quá 30%. Nếu chi không hết thì được chuyển sang chi cho các hoạt động khác. Trong trường hợp bị thiếu, BCHCĐ cơ sở phải xem xét giảm đối tượng, mức chi phụ cấp cán Bộ công đoàn cho phù hợp với nguồn tài chính được phân bổ;
- Chi quản lý hành chính không quá 10%; và
- Chi hoạt động phong trào 60%, trong đó chi hỗ trợ du lịch không quá 10%, chi trợ cấp khó khăn không quá 10%. Trường hợp cần điều chỉnh tăng tỷ lệ phân bổ kinh phí chi cho hai mục hoạt động trên thì BCHCĐ cơ sở đề nghị để công đoàn cấp trên xem xét, quyết định. Việc phân bổ kinh phí cho các hoạt động còn lại do BCHCĐ cơ sở quyết định.
BCHCĐ cơ sở được giữ lại và sử dụng 100% số thu khác của đơn vị và được quyết định việc phân bổ cho các khoản mục chi.
BCHCĐ cơ sở lập báo cáo dự toán thu, chi tài chính công đoàn hàng năm theo mẫu và gửi báo cáo dự toán năm sau lên BCHCĐ cấp trên chậm nhất ngày 15/11 của năm trước. BCHCĐ cơ sở lập báo cáo quyết toán thu, chi tài chính năm lên BCHCĐ cấp trên chậm nhất vào ngày 05/3 của năm sau.
BCHCĐ cơ sở phải mở sổ sách theo dõi giá trị và hiện vật, tài sản và mở tài khoản tại ngân hàng để quản lý tiền gửi. Thủ quỹ BCHCĐ cơ sở có trách nhiệm quản lý thu, chi, tồn quỹ tiền mặt. Các khoản thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi hợp pháp, hợp lệ và phải được ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời vào sổ kế toán. Cuối tháng, phải lập báo cáo tồn quỹ. Kết thúc năm ngân sách, nguồn thu kinh phí công đoàn nào mà chưa sử dụng hết thì được chuyển sang năm sau để tiếp tục sử dụng theo quy định.
