Khi nghỉ hằng năm, nếu NLĐ có thời gian đi đường, di chuyển bằng các phương tiện vận chuyển đường dài, thì thời gian đó có thể được xem xét để tính thêm ngoài những ngày nghỉ hằng năm như được các bên thỏa thuận trong HĐLĐ.
1. Điều kiện để thời gian đi đường được tính thêm
Thời gian đi đường sẽ được tính thêm vào ngày nghỉ hằng năm của NLĐ (ngoài các ngày phép hằng năm được hưởng nguyên lương mà NLĐ được phép nghỉ theo thỏa thuận) khi thỏa mãn đủ các điều kiện sau đây[1]:
- NLĐ sử dụng một trong các phương tiện đường bộ, đường sắt hoặc đường thủy để đi và về trong thời gian nghỉ phép hằng năm. Như vậy, các phương tiện đường hàng không sẽ không được áp dụng theo quy định này;
- Số ngày đi đường cho cả chuyến đi và chuyến về phải trên 02 ngày. Theo đó, thời gian đi đường được cộng thêm vào ngày nghỉ hằng năm chỉ bắt đầu tính từ ngày thứ 03 trở đi. Lưu ý rằng cách tính ngày đi đường nói trên sẽ không ngoại trừ các ngày nghỉ hằng tuần, ngày nghỉ lễ và các ngày nghỉ khác có hưởng lương. Trên thực tế, để đảm bảo cho việc chính xác và công bằng, NSDLĐ thường yêu cầu NLĐ cung cấp các giấy tờ chứng minh để xem xét (ví dụ như vé xe ô tô, vé tàu hỏa); và
- Việc tính hưởng thêm thời gian đi đường vào ngày nghỉ hằng năm của NLĐ chỉ được áp dụng cho 01 lần nghỉ trong năm. Thông thường, lịch nghỉ phép năm sẽ được thực hiện trong năm Dương lịch, cụ thể là từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm tương ứng (cũng có một số doanh nghiệp quy định lịch nghỉ hằng năm sẽ được thực hiện trong năm tài chính của doanh nghiệp) và theo đó, NLĐ sẽ được NSDLĐ tính thêm ngày nghỉ đi đường vào ngày nghỉ hằng năm trong đợt nghỉ của năm đó.
Ví dụ: Công ty X quy định ngày nghỉ hằng năm của NLĐ được tính theo năm tài chính của Công ty X từ ngày 01/04 đến ngày 31/03 của năm sau. Trong năm 2021, lịch nghỉ lễ, Tết của Công ty X là từ ngày 10/02/2021 đến ngày 16/02/2021. Theo đó, Nhân viên A đã xin nghỉ phép hằng năm vào các ngày 08/02/2021 và 09/02/2021 để từ nơi làm việc là Thành phố Hồ Chí Minh về quê ở Nghệ An ăn Tết. Như kế hoạch, Nhân viên A sẽ di chuyển bằng xe ô tô, bắt đầu khởi hành từ Thành phố Hồ Chí Minh vào ngày 06/02/2021 (thứ bảy) và trở về lại Thành phố Hồ Chí Minh vào ngày 16/02/2021. Tổng thời gian cả đi lẫn về của Nhân viên A ước tính là 03 ngày, bao gồm cả các ngày nghỉ hằng tuần và ngày nghỉ lễ.
Do: (i) trong suốt đợt nghỉ năm 2020 (từ ngày 01/04/2020 đến ngày 31/03/2021), Công ty X chưa tính và áp dụng quy định ngày đi đường cho bất kỳ trường hợp nghỉ hằng năm nào của Nhân viên A; và (ii) theo các vé xe được Nhân viên A cung cấp, thời gian đi đường cả đi và về là trên 02 ngày, nên Công ty X đã cộng thời gian đi đường là 01 ngày (được tính từ ngày thứ 03 trở đi) vào ngày nghỉ hằng năm cho Nhân viên A.
2. Tiền tàu xe và tiền lương cho những ngày đi đường của NLĐ
Nhìn chung, tiền tàu xe và tiền lương cho những ngày đi đường sẽ do NSDLĐ và NLĐ thỏa thuận[2]. Khi nghỉ hằng năm mà chưa đến kỳ trả lương, NLĐ được quyền xin NSDLĐ tạm ứng một khoản tiền lương ít nhất bằng với tiền lương của những ngày nghỉ. Trong đó, tiền lương của những ngày nghỉ sẽ được tính theo tiền lương theo HĐLĐ tại thời điểm NLĐ nghỉ hằng năm có hưởng lương[3].
Ngoài ra, khi NSDLĐ chi trả lợi
ích về tiền tàu xe, tiền lương cho NLĐ theo quy định nói trên, về mặt pháp lý,
để có thể được xem là chi phí hợp lệ được khấu trừ khi tính TTNDN của doanh
nghiệp, NSDLĐ nên quy định rõ về việc chi trả này trong TƯLĐTT. Nếu chưa có
TƯLĐTT thì nên quy định nội dung này trong HĐLĐ hay phụ lục HĐLĐ của từng NLĐ.
[1] Điều 113.6 BLLĐ
[2] Điều 67.1 Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ
[3] Điều 67.2 Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ
