BLLĐ 2019 công nhận giá trị pháp lý của HĐLĐ thông qua việc giao kết bằng phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu giữa NSDLĐ và NLĐ. Tuy nhiên, trong mối quan hệ lao động thì vẫn tồn tại nhiều loại văn bản khác mà cũng cần đến chữ ký và liệu việc ký các văn bản nêu trên bằng phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu có được pháp luật thừa nhận và thay thế cho phương thức ký trực tiếp.
Xem xét giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, khi nhắc đến chữ ký điện tử dùng để giao kết, đa phần mọi người đều nhầm lẫn chữ ký điện tử là chữ ký số. Tuy nhiên, hai khái niệm này lại được quy định một cách độc lập và được hiểu rằng chữ ký số là tập hợp con và đồng thời là một dạng của chữ ký điện tử[1]. Để xem xét về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, quy định của pháp luật có liên quan đòi hỏi phải thỏa mãn các điều kiện về khả năng định danh và mức độ tin cậy, cụ thể đó là: (i) phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung của hợp đồng; và (ii) phương pháp tạo chữ ký điện tử là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà hợp đồng được tạo ra và gửi đi[2]. Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định chữ ký điện tử có thể được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử[3]. Theo quy định về chữ ký số, ở Việt Nam chỉ mới công nhận hiệu lực của các giao dịch mà được các bên giao kết ký bằng chữ ký số an toàn là có giá trị pháp lý[4]. Các dạng chữ ký khác vẫn chưa được ghi nhận trong bất kỳ văn bản pháp luật cụ thể nào cho nên sẽ rất khó để kết luận liệu rằng các dạng khác ngoài chữ ký số sẽ có giá trị pháp lý hay không. Như vậy, việc ký bằng chữ ký điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu điện tử lúc này vẫn đáp ứng đủ giá trị pháp lý và do đó sẽ được pháp luật công nhận. Tuy nhiên, các dạng chữ ký khác vẫn được pháp luật công nhận nếu thỏa các điều kiện về khả năng định danh và mức độ tin cậy.
Ngoài ra, khi xem xét việc giao kết mối quan hệ lao động trong doanh nghiệp, thường sẽ chia thành hai dạng là các giao dịch nội bộ và các giao dịch văn bản ra bên ngoài phạm vi của doanh nghiệp. Trong đó, không còn quy định về việc khi xây dựng thang lương, bảng lương thì NSDLĐ phải gửi thang lương, bảng lương đến cơ quan quản lý Nhà nước về lao động nữa. Tuy nhiên, việc xây dựng thang lương, bảng lương vẫn phải được thực hiện với sự tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ nếu có thành lập tổ chức đại diện NLĐ tại doanh nghiệp. Thêm vào đó, khi việc xây dựng thang lương, bảng lương hoàn thành, NSDLĐ phải công bố công khai rộng rãi tại nơi làm việc cho NLĐ biết trước khi thực hiện[5]. Do đó, có thể xem thang lương, bảng lương là một trong các văn bản nội bộ trong mối quan hệ lao động và doanh nghiệp có thể chủ động trong việc ký kết dưới hình thức thủ tục tinh gọn để thuận tiện cho hoạt động của doanh nghiệp.
Vậy để ký thang lương, bảng lương thì doanh nghiệp có thể ký bằng chữ ký scan có được pháp luật công nhận không? căn cứ vào các phân tích nêu trên, thì việc doanh nghiệp ký bằng chữ ký scan sẽ được pháp luật công nhận nếu tuân thủ các quy định về: (i) tuân thủ quy trình ký và ban hành xây dựng thang lương, bảng lương theo quy định pháp luật lao động về thủ tục tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ; (ii) có quy trình, quy chế về công khai giá trị về sử dụng các dạng chữ ký khác nhau trong doanh nghiệp và đã công bố, công khai cho NLĐ biết, và (iii) khi ban hành phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Việc chuyển đổi số đối với các quy trình hoạt động của doanh nghiệp ở Việt Nam được Nhà nước khuyến khích và đẩy mạnh, bên cạnh vẫn tồn tại những thử thách nhất định. Để doanh nghiệp có thể làm được điều đó, ngoài việc các bên giao kết và xác lập các giao dịch nói chung, cũng cần có sự thay đổi về thói quen, thủ tục đăng ký và quy trình sử dụng chữ ký điện tử, và đặc biệt là chữ ký số cần được tinh gọn hơn nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu bảo mật, tính xác thực. Đây còn là cơ hội cho các doanh nghiệp khởi nghiệp nắm bắt để tìm ra đáp án cho bài toán này, việc tìm ra giải pháp sẽ làm cho NSDLĐ có thể xóa bỏ rào cản an toàn bảo vệ mối quan hệ lao động truyền thống là không hề đơn giản bởi vì việc từ bỏ một thói quen đã tồn tại từ lâu chưa bao giờ là một điều dễ dàng.
[1] Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP
[2] Điều 24.1 Luật Giao dịch điện tử 2005
[3] Điều 21.1 Luật Giao dịch điện tử 2005
[4] Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP
[5] Điều 93.3 Bộ luật Lao động 2019
Biểu mẫu này được soạn thảo trên cơ sở dựa vào những kiến thức chuyên môn pháp luật lao động mà tôi đã được học cũng như những kinh nghiệm về hành nghề luật sư trong nhiều năm qua. Nếu bạn thấy biểu mẫu chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website của Công ty luật Phuoc & Partners nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công trong công việc của mình. Thân ái!
