Khi xem xét quy định đối với hình thức HĐLĐ được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu được pháp luật thừa nhận có giá trị như HĐLĐ được lập bằng văn bản khi tuân thủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử[1]. Theo Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2005, thông tin trong thông điệp dữ liệu được pháp luật công nhận về toàn vẹn giá trị pháp lý dù cho thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu dưới các hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax hay các hình thức tương tự khác[2]. Như vậy, HĐLĐ điện tử thông qua trao đổi email có đầy đủ giá trị pháp lý và được pháp luật công nhận. Tuy nhiên, để HĐLĐ điện tử qua trao đổi email có giá trị như văn bản thì khi được yêu cầu cung cấp thông tin đối với HĐLĐ điện tử nêu trên, NSDLĐ phải trích xuất và thể hiện được thông tin và nộp bằng văn bản cho người yêu cầu thì khi đó, thông điệp dữ liệu điện tử là HĐLĐ điện tử mới được xem là có giá trị như văn bản. Vì vậy, thông điệp dữ liệu chỉ được xem là có giá trị như văn bản nếu thông tin chứa trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết.
Bên cạnh đó, Luật giao dịch điện tử cũng quy định về cách xác định HĐLĐ điện tử qua trao đổi email có giá trị như bản gốc[3] khi: (i) nội dung của HĐLĐ điện tử qua trao đổi email được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được soạn thảo lần đầu tiên từ người gửi và gửi đến những người nhận trong cùng một chuỗi sự kiện; (ii) nội dung của HĐLĐ điện tử qua trao đổi email được xem là toàn vẹn khi nội dung đó chưa bị thay đổi giữa người nhận và người gửi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi email do việc sử dụng các nhà cung cấp để truy cập vào email khác nhau hay việc đọc email trên điện thoại, máy tính hoặc các thiết bị điện tử khác nhau; và (iii) nội dung của HĐLĐ điện tử qua trao đổi email có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng văn bản hoàn chỉnh khi có yêu cầu trích xuất.
Trong quá trình giải quyết các tranh chấp lao động trên thực tế, việc thu thập các chứng cứ có liên quan đến HĐLĐ điện tử thông qua việc trao đổi email như là một chứng cứ thì ngoài việc thỏa mãn các yêu cầu về đặc điểm của chứng cứ theo quy định của Bộ luật Tố tụng dân sự, các HĐLĐ điện tử qua trao đổi email còn phải thỏa mãn về độ tin cậy của cách thức khởi tạo, lưu trữ hoặc truyền gửi các trao đổi email có liên quan đến HĐLĐ điện tử nói trên; cách thức bảo đảm và duy trì tính toàn vẹn của HĐLĐ điện tử qua trao đổi email; và cách thức xác định người gửi và các yếu tố phù hợp khác.
Như vậy, nếu muốn giao kết HĐLĐ điện tử với NLĐ thông qua trao đổi email thì doanh nghiệp cần lưu ý đến các vấn đề sau đây: (i) việc lưu trữ; (ii) việc trích xuất xem lại khi cần thiết; và (iii) việc lưu trữ quản lý trao đổi ngoài tính bảo mật còn phải xem xét đến tính minh bạch, hệ thống hóa, và toàn vẹn của nội dung trao đổi có liên quan đến HĐLĐ điện tử đối với NLĐ.
[1] Điều 14 Bộ luật Lao động 2019
[2] Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2005
[3] Điều 13 Luật Giao dịch điện tử 2005
Biểu mẫu này được soạn thảo trên cơ sở dựa vào những kiến thức chuyên môn pháp luật lao động mà tôi đã được học cũng như những kinh nghiệm về hành nghề luật sư trong nhiều năm qua. Nếu bạn thấy biểu mẫu chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website của Công ty luật Phuoc & Partners nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều và chúc bạn thành công trong công việc của mình. Thân ái!
