Trả lời:
Theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân, phần khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục,… cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước sẽ được xác định là thu nhập thuộc tiền lương, tiền công và thuộc khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, mức khoán chi cho các khoản trên sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân đối với một số trường hợp như sau[1]:
- Đối với cán bộ, công chức và người làm việc trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể, Hội, Hiệp hội: mức khoán chi áp dụng theo văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính;
- Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện: mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp; và
- Đối với người lao động làm việc trong các tổ chức quốc tế, các văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài: mức khoán chi thực hiện theo quy định của Tổ chức quốc tế, văn phòng đại diện của tổ chức nước ngoài.
Theo quy định trên, chi phí điện thoại mà người sử dụng lao động hỗ trợ cho người lao động sẽ không bị tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân khi đáp ứng cả hai điều kiện bao gồm: (i) mức khoán chi điện thoại cho người lao động không cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước; và (ii) mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp. Như vậy, để mức khoán chi điện thoại không bị tính thuế thu nhập cá nhân thì ngoài việc phải đáp ứng các điều kiện theo Luật thuế thu nhập cá nhân mức khoán chi này còn phải đáp ứng các điều kiện theo Luật thuế thu nhập doanh nghiệp. Các điều kiện để xác định mức khoán chi điện thoại trả cho người lao động không phải chịu thuế thu nhập cá nhân cụ thể như sau:
- Điều kiện 1: Mức khoán chi điện thoại không cao hơn mức quy định hiện hành của Nhà nước
Hiện nay, pháp luật về thuế không có quy định như thế nào là “mức chi hiện hành của Nhà nước” để người sử dụng lao động xem xét áp dụng mức khoán chi điện thoại phù hợp nhằm đảm bảo khoản chi này không bị tính thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, người sử dụng lao động có thể tham khảo Quyết định số 17/VNHN-BTC ngày 04/3/2014 quy định tiêu chuẩn, định mức sử dụng điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động đối với cán bộ lãnh đạo trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị – xã hội (“Quyết Định 17”) như là căn cứ pháp lý để xác định mức chi hiện hành của Nhà nước hiện nay, làm cơ sở xác định mức khoán chi tiền điện thoại mà người sử dụng lao động trả cho người lao động có bị tính thuế thu nhập cá nhânhay không khi mà hiện nay chưa có văn bản nào hướng dẫn về nội dung này.
Căn cứ vào quy định tại Điều 6 Quyết Định 17, mức tiền cao nhất mà cán bộ đủ tiêu chuẩn theo Quyết định này được trang bị điện thoại (bao gồm điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động) là 800.000đ/người/tháng. Với quy định này, người lao động sẽ không bị tính thuế thu nhập cá nhânnếu khoản cước phí điện thoại mà người sử dụng lao động chi trả cho họ không cao hơn mức trần này. Tuy nhiên, cũng lưu ý rằng, đây chỉ là điều kiện cần – theo đó, người lao động cũng phải thỏa mãn đủ cả điều kiện 2 bên dưới thì mới đủ điều kiện không bị tính thuế thu nhập cá nhân đối với phần chi phí điện thoại do người sử dụng lao động chi trả. Cũng lưu ý rằng, Luật thuế thu nhập cá nhân không có quy định rõ rằng mức chi hiện hành của Nhà nước trong trường hợp này phải áp dụng theo mức chi cao nhất của Nhà nước để xác định mức khoán chi điện thoại có chịu thuế thu nhập cá nhân hay không, mặc dù vậy trong trường hợp này, mức chi hiện hành cao nhất theo Quyết Định 17 nên là tiêu chuẩn được áp dụng để xem xét.
- Điều kiện 2: Mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệptheo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Liên quan đến mức khoán chi tiền điện thoại phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, Điều 6.2.6 (b) Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 có quy định:
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp
6.2. Các khoản chi sau đây sẽ không được tính vào chi phí của doanh nghiệp, bao gồm:
6.2.6. b) Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: hợp đồng lao động; thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty….”
Theo quy định này, nếu khoản chi tiền điện thoại (khoản chi điện thoại cũng được xem là thu nhập thuộc tiền lương theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân) được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ như hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và các quy chế tài chính của doanh nghiệp thì khoản chi này sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp cho người sử dụng lao động. Ngoài ra, nếu căn cứ theo quy định của pháp luật như đã phân tích tại Mục 1 ở trên thì khoản chi này cũng được trừ khi xác định thuế thu nhập cá nhân cho người lao động do mức chi này áp dụng phù hợp với quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Điều kiện 3: Tổng các khoản phúc lợi chi trong một tháng không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp
Người sử dụng lao động cần lưu ý thêm rằng, ngoài việc đảm bảo khoản chi tiền điện thoại được ghi nhận cụ thể tại một trong các tài liệu trên, người sử dụng lao động còn phải đảm bảo rằng tổng các khoản phúc lợi chi (trong đó bao gồm cả tiền chi điện thoại) trong một tháng không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp thì mới được trừ vào thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp[2]. Việc xác định 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp được xác định bằng quỹ tiền lương thực hiện trong năm chia cho 12 tháng; trong đó, quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán theo quy định (không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán thuế).
Nói tóm lại, căn cứ vào quy định trên của pháp luật thuế thu nhập cá nhân (điều kiện 1 và 2) và quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp (điều kiện 3) nêu trên, có thể kết luận như sau:
Nếu người sử dụng lao động: (i) có ghi nhận việc chi trả mức phụ cấp điện thoại cho người lao động trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể hoặc các văn bản hành chính khác của doanh nghiệp; (ii) mức được ghi nhận này bằng hoặc thấp hơn 800.000 đồng/tháng và việc chi trả thực tế của doanh nghiệp cũng phải phù hợp với mức đã ghi nhận tại các văn bản nêu trên; và (iii) tổng các khoản phúc lợi (bao gồm tiền chi điện thoại) mà người sử dụng lao động chi trong một tháng không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp, thì người lao động có thể được xem xét không chịu thuế thu nhập cá nhân đối với tiền cước phí điện thoại này.
Do vậy, nếu người sử dụng lao động không đáp ứng được những điều kiện nêu trên thì mức chi trả tiền điện thoại cho người lao động vẫn sẽ thuộc diện chịu thuế thu nhập cá nhân.
[1] Điều 2.2 (đ.4) Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013
[2] Điều 6.2.30 Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014, được sửa đổi, bổ sung tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015
