Hợp đồng lao động với Người quản lý: Bẫy pháp lý tiềm ẩn
(Luật sư Nguyễn Hữu Phước – Công ty luật Phuoc & Partners)
Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, đội ngũ quản lý cấp cao đóng vai trò trụ cột trong việc hoạch định chiến lược, điều hành hoạt động và đảm bảo tính bền vững của tổ chức. Tuy nhiên, khi xây dựng mối quan hệ lao động với họ, nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì thói quen áp dụng các mẫu hợp đồng lao động (HĐLĐ) chung, thiếu sự điều chỉnh phù hợp với tính chất đặc thù của vị trí này. Chính sự sơ suất này đang tạo ra rủi ro pháp lý tiềm ẩn mà không ít doanh nghiệp tại Việt Nam đã và đang đối mặt.
Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, người quản lý doanh nghiệp là người được bổ nhiệm, được thuê hoặc được bầu để giữ các chức danh quản lý theo quy định của pháp luật và điều lệ của doanh nghiệp. Cụ thể, đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần, người quản lý doanh nghiệp bao gồm: thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và các chức danh quản lý khác có thẩm quyền ký kết hợp đồng nhân danh công ty. Đối với doanh nghiệp Nhà nước, khái niệm người quản lý được xác định tại Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất, kinh doanh tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, không phải mọi người quản lý đều là người lao động (NLĐ) theo nghĩa pháp lý. Vấn đề then chốt nằm ở bản chất mối quan hệ giữa người quản lý và doanh nghiệp. Nếu người quản lý được thuê theo HĐLĐ để thực hiện công việc có trả lương, chịu sự quản lý, điều hành của doanh nghiệp, thì người đó vừa là người đại diện của doanh nghiệp và cũng là NLĐ. Ngược lại, nếu người đó được bổ nhiệm giữ chức danh quản lý theo nghị quyết của Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông mà không ký HĐLĐ, thì họ không được xem là NLĐ mà chỉ là người quản lý theo nghĩa tổ chức quản trị.
Một ranh giới mỏng manh nhưng có ý nghĩa pháp lý rất lớn chính là việc có ký HĐLĐ hay không, và nội dung của HĐLĐ đó có tương thích với quy định của pháp luật hay không. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp ký HĐLĐ với Giám đốc, Tổng giám đốc, đồng thời giao quyền điều hành cao nhất cho họ mà không phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn và cơ chế chịu trách nhiệm giữa hai vai trò: người quản lý và NLĐ. Sự nhập nhằng này dẫn đến tình trạng khi có tranh chấp hoặc thay đổi nhân sự cấp cao, doanh nghiệp rơi vào thế bị động và dễ thua thiệt về pháp lý.
Một trong những điểm pháp lý quan trọng cần lưu ý là điều 18 Bộ luật Lao động 2019 quy định rõ: người giao kết HĐLĐ bên phía người sử dụng lao động là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Trong khi đó, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc thường là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Điều này đặt ra câu hỏi: ai sẽ là người ký HĐLĐ với chính Giám đốc? Để giải quyết tình huống này, doanh nghiệp cần có nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) hoặc Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) giao cho Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc một thành viên khác ký HĐLĐ với Giám đốc. Nếu không có ủy quyền cụ thể và hợp lệ, việc ký kết HĐLĐ sẽ bị xem là vô hiệu về mặt hình thức.
Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp 2020 cũng quy định rõ vai trò và quyền hạn của từng chức danh quản lý trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, các văn bản pháp luật hiện chưa có hướng dẫn cụ thể về mô hình HĐLĐ đối với người quản lý. Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng nội dung HĐLĐ làm sao để đảm bảo hài hòa giữa yêu cầu của pháp luật lao động và quy chế quản trị nội bộ của doanh nghiệp. Một HĐLĐ cho cấp quản lý cần làm rõ: chức danh, quyền hạn, trách nhiệm, mức lương và chế độ đãi ngộ, điều kiện chấm dứt hợp đồng, nghĩa vụ bảo mật thông tin, xử lý xung đột lợi ích, và các điều khoản liên quan đến bồi thường thiệt hại trong trường hợp vi phạm nghĩa vụ.
Vấn đề tiền lương cũng là điểm nhạy cảm. Nhiều doanh nghiệp trả lương cao cho người quản lý nhưng không thông qua cơ quan có thẩm quyền trong nội bộ phê duyệt, dẫn đến rủi ro khi có kiểm toán hoặc thanh tra. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, thù lao, tiền lương và các lợi ích khác của người quản lý phải được quyết định bởi Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông, tùy mô hình doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp trả lương cao mà không có nghị quyết thông qua, người phê duyệt có thể bị truy cứu trách nhiệm, và HĐLĐ có thể bị xem xét vô hiệu từng phần. Ngoài ra, theo Luật Bảo hiểm xã hội và Luật Thuế thu nhập cá nhân, các khoản chi trả không đúng quy định có thể dẫn đến hậu quả là chi phí không được đưa vào chi phí hợp lệ, bị truy thu thuế thu nhập cá nhân và các loại bảo hiểm, xử phạt hành chính và phát sinh nghĩa vụ nộp phạt chậm nộp.
Một rủi ro khác thường bị bỏ qua là điều khoản bảo mật và không cạnh tranh. Đối với người quản lý, đây là điều khoản cực kỳ quan trọng để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp sau khi người quản lý rời khỏi vị trí. Tuy nhiên, theo Bộ luật Lao động 2019, chưa có quy định cụ thể về tính pháp lý và hiệu lực bắt buộc của cam kết không cạnh tranh sau khi chấm dứt HĐLĐ. Do vậy, doanh nghiệp cần rà soát và xây dựng điều khoản này một cách chặt chẽ, gắn với chế tài rõ ràng và có sự thỏa thuận cụ thể về thời gian, phạm vi, và quyền lợi tương ứng để bảo đảm tính khả thi khi thực thi.
Tình huống thường gặp khác là khi doanh nghiệp chấm dứt HĐLĐ với người quản lý nhưng lại không đồng thời miễn nhiệm chức danh quản lý của họ, dẫn đến hệ quả người đó vẫn là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, nếu người đó nhân danh doanh nghiệp ký các hợp đồng hoặc giao dịch, thì doanh nghiệp vẫn bị ràng buộc pháp lý, dù đã chấm dứt mối quan hệ lao động với họ. Ngược lại, nếu miễn nhiệm chức danh nhưng lại chưa chấm dứt HĐLĐ thì doanh nghiệp phải tiếp tục trả lương mà không thể yêu cầu họ thực hiện công việc tương ứng. Đây là hệ quả của việc tách bạch không rõ ràng giữa vai trò của NLĐ và người quản lý.
Pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về chế độ lao động cho người quản lý theo hướng linh hoạt như các quốc gia phát triển. Ví dụ, tại nhiều quốc gia, người quản lý cấp cao thường không chịu sự điều chỉnh của luật lao động chung, mà được điều chỉnh theo hợp đồng dân sự hoặc hợp đồng dịch vụ quản lý riêng biệt. Điều này giúp các bên có thể tự do thỏa thuận, nhưng đồng thời cũng yêu cầu mức độ chuyên nghiệp cao trong việc xây dựng và quản trị rủi ro pháp lý. Tại Việt Nam, mô hình này vẫn còn mới mẻ, và chưa có hành lang pháp lý đủ rõ ràng để bảo vệ cả hai phía. Doanh nghiệp nào nếu muốn thử áp dụng mô hình hợp đồng dịch vụ quản lý (management service agreement) cần tham vấn kỹ lưỡng với luật sư có chuyên môn sâu, vì ranh giới giữa hợp đồng dân sự và HĐLĐ có thể bị xem xét lại bởi cơ quan thanh tra nếu có phát sinh tranh chấp.
Một số bài học thực tiễn từ các vụ kiện tranh chấp HĐLĐ giữa doanh nghiệp và giám đốc tại Việt Nam cũng là cảnh báo đáng lưu ý. Đã từng có trường hợp tòa án tuyên HĐLĐ vô hiệu vì người ký hợp đồng với Giám đốc không có thẩm quyền, hoặc doanh nghiệp buộc phải bồi thường nhiều tỷ đồng vì chấm dứt sai quy trình đối với chức danh Tổng giám đốc, hoặc thất bại trong việc khống chế hành vi cạnh tranh sau khi người quản lý nghỉ việc vì không có thỏa thuận rõ ràng. Những vụ việc này nhấn mạnh vai trò của việc thiết lập quy trình nội bộ minh bạch: từ thẩm quyền bổ nhiệm, cơ chế ký kết hợp đồng, định mức lương thưởng, đến quy định về bảo mật và giải quyết tranh chấp.
Bài học lớn nhất cho các doanh nghiệp Việt Nam là cần có cái nhìn chuyên nghiệp và chủ động khi xây dựng HĐLĐ với cấp quản lý. Không thể sử dụng một mẫu HĐLĐ chung cho tất cả các vị trí công việc, càng không thể dựa vào cảm tính hoặc kinh nghiệm cá nhân mà không tham chiếu đúng quy định của pháp luật. Việc tham vấn ý kiến pháp lý độc lập trước khi giao kết và định kỳ rà soát HĐLĐ là điều cần thiết để giảm thiểu rủi ro. Doanh nghiệp cũng nên thiết lập quy chế nội bộ riêng đối với cấp quản lý, hoặc tham khảo mẫu HĐLĐ tiêu chuẩn do luật sư tư vấn soạn thảo, bao gồm các điều khoản về quyền – nghĩa vụ – thù lao – bảo mật – cạnh tranh – giải quyết tranh chấp – giới hạn trách nhiệm.
Tóm lại, HĐLĐ cho người quản lý là một lĩnh vực pháp lý phức tạp và đầy cạm bẫy nếu không được thiết kế đúng luật và đúng bản chất. Ranh giới giữa NLĐ và người quản lý rất mong manh, nhưng lại có thể tạo ra hậu quả pháp lý sâu rộng nếu không được nhận diện và xử lý cẩn trọng. Doanh nghiệp cần có tư duy quản trị pháp lý chuyên sâu, đồng thời xây dựng khung pháp lý nội bộ rõ ràng để kiểm soát rủi ro một cách bài bản và chuyên nghiệp. Sự thành công trong quản trị không chỉ nằm ở chiến lược kinh doanh, mà còn ở khả năng nhận diện và phòng ngừa rủi ro pháp lý ngay từ những chi tiết nhỏ nhất như… một bản HĐLĐ.
