Minh bạch thị trường lao động từ dữ liệu: doanh nghiệp đứng trước cơ hội và áp lực[1]
(Luật sư Nguyễn Hữu Phước – Phó Chủ tịch VNHR)
Từ ngày 1/1/2026, khi Luật Việc làm 2025 có hiệu lực, một yêu cầu mới được áp dụng bắt buộc đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam là đăng ký thông tin người lao động lên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia (Điều 17). Đây là thay đổi quan trọng trong chính sách quản lý nhân lực, thể hiện bước tiến của Nhà nước trong việc xây dựng một thị trường lao động hiện đại, minh bạch và có khả năng kết nối hiệu quả hơn với các chính sách an sinh xã hội. Đồng thời, đây cũng là phép thử lớn đối với khả năng thích ứng và tuân thủ pháp luật của cộng đồng doanh nghiệp, đặc biệt là khối doanh nghiệp vừa và nhỏ vốn chưa quen với yêu cầu số hóa và quản trị dữ liệu theo chuẩn mực pháp lý.
Về bản chất, việc đăng ký thông tin người lao động là quá trình thu thập, đồng bộ và cập nhật dữ liệu cơ bản liên quan đến cá nhân, quá trình làm việc, hợp đồng, trình độ chuyên môn, tình trạng tham gia bảo hiểm và nhiều yếu tố khác. Các dữ liệu này sẽ được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu thống nhất, kết nối với hệ thống quản lý của Nhà nước, nhằm giúp cơ quan chức năng có cái nhìn toàn diện và kịp thời về thị trường lao động. Ở cấp độ vĩ mô, điều này giúp Nhà nước điều tiết cung cầu lao động, dự báo xu hướng dịch chuyển việc làm, xây dựng các chính sách đào tạo phù hợp và triển khai nhanh chóng các gói hỗ trợ khi có biến động, như trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế hoặc dịch bệnh. Ở cấp độ vi mô, mỗi người lao động cũng có lợi ích khi dữ liệu của họ được lưu giữ đầy đủ, qua đó đảm bảo quyền lợi về bảo hiểm, chế độ thất nghiệp và cơ hội tham gia các chương trình hỗ trợ nghề nghiệp.
Tuy nhiên, nhìn từ góc độ doanh nghiệp, chính sách này không chỉ là cơ hội để quản trị nhân lực tốt hơn mà còn đặt ra nhiều thách thức thực tiễn. Thứ nhất, việc thu thập và cập nhật dữ liệu đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư thời gian và nguồn lực đáng kể. Trong thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn còn tình trạng quản lý nhân sự bằng hồ sơ giấy, hoặc lưu trữ rời rạc ở nhiều phần mềm khác nhau nên thiếu đồng bộ. Khi luật bắt buộc áp dụng, khối lượng công việc chuyển đổi dữ liệu sẽ không nhỏ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn. Thứ hai, yêu cầu này kéo theo trách nhiệm bảo mật dữ liệu cá nhân, bởi mọi sai sót trong việc lộ lọt thông tin đều có thể dẫn đến hậu quả pháp lý và uy tín. Trong bối cảnh nhận thức về an ninh mạng của nhiều doanh nghiệp còn hạn chế, đây thực sự là một thách thức lớn.
Một điểm khác cần lưu ý là Luật Việc làm 2025 không chỉ yêu cầu đăng ký thông tin một lần, mà còn đặt ra nghĩa vụ cập nhật thường xuyên. Điều này đồng nghĩa với việc bất cứ thay đổi nào về tình trạng việc làm, hợp đồng, bảo hiểm hay trình độ người lao động đều phải được bổ sung kịp thời lên hệ thống. Về mặt quản lý Nhà nước, đây là bước tiến quan trọng giúp dữ liệu luôn được duy trì chính xác, nhưng với doanh nghiệp, điều đó có nghĩa là phải xây dựng quy trình nội bộ chặt chẽ, đảm bảo mọi thay đổi nhân sự đều được phản ánh kịp thời. Nếu không chuẩn bị trước, nguy cơ doanh nghiệp rơi vào tình trạng chậm trễ, bị xử phạt hoặc phát sinh chi phí bổ sung là điều khó tránh khỏi.
Ở chiều tích cực, chính sách này có thể trở thành động lực giúp doanh nghiệp nâng cấp năng lực quản trị nhân sự. Việc số hóa dữ liệu không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn mang lại lợi ích nội bộ. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thống kê, phân tích nhân sự, nắm bắt tình hình biến động lao động và từ đó xây dựng kế hoạch nhân sự hiệu quả hơn.
Tuy nhiên, cũng cần nhìn nhận thực tế rằng không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng cho sự thay đổi này. Các tập đoàn lớn, công ty đa quốc gia vốn đã quen với việc tuân thủ chuẩn mực quốc tế về quản trị nhân sự, bảo mật dữ liệu và báo cáo định kỳ có thể dễ dàng thích ứng. Nhưng ở chiều ngược lại, phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh chuyển đổi lên doanh nghiệp, hay doanh nghiệp truyền thống ở các địa phương sẽ gặp nhiều khó khăn. Họ vừa thiếu nhân sự chuyên trách, vừa hạn chế về ngân sách để đầu tư hạ tầng công nghệ, lại vừa chưa quen với tư duy coi dữ liệu là tài sản cần quản trị. Do đó, nếu không có hướng dẫn chi tiết, hỗ trợ kỹ thuật và lộ trình triển khai hợp lý từ phía Nhà nước, nguy cơ “quá tải” thủ tục đối với doanh nghiệp là hoàn toàn có thể xảy ra.
Một khía cạnh quan trọng khác là vấn đề quyền riêng tư và bảo mật thông tin cá nhân của người lao động. Trong bối cảnh dữ liệu cá nhân ngày càng có giá trị, việc yêu cầu doanh nghiệp cung cấp và cập nhật thông tin người lao động lên hệ thống Nhà nước đặt ra nhiều băn khoăn. Người lao động có thể lo ngại về việc thông tin nhạy cảm của mình bị lạm dụng hoặc rò rỉ. Doanh nghiệp cũng ở thế khó khi vừa phải tuân thủ pháp luật, vừa phải cam kết bảo vệ dữ liệu của nhân viên. Vì thế, để chính sách này được triển khai hiệu quả, cần có cơ chế bảo mật rõ ràng, quy trình kiểm soát minh bạch và chế tài nghiêm khắc đối với các hành vi vi phạm. Chỉ khi niềm tin của doanh nghiệp và người lao động được củng cố thì quy định mới có thể phát huy tối đa hiệu quả.
Vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước yêu cầu bắt buộc này? Trước hết, cần có thay đổi tư duy, xem việc đăng ký và quản lý dữ liệu lao động không chỉ là một thủ tục hành chính mà là một phần trong chiến lược quản trị nguồn nhân lực. Từ đó, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hồ sơ nhân sự hiện có, đối chiếu tính chính xác và đầy đủ. Đây là bước cơ bản để đảm bảo dữ liệu khi đưa lên hệ thống quốc gia sẽ không bị sai sót. Tiếp đến, doanh nghiệp nên đầu tư vào hạ tầng công nghệ thông tin phù hợp, có thể là các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng, giúp quá trình thu thập, lưu trữ và cập nhật dữ liệu trở nên dễ dàng và an toàn hơn. Một yếu tố khác không kém phần quan trọng là đào tạo nhân sự phụ trách. Bộ phận nhân sự cần được trang bị kiến thức pháp luật liên quan, kỹ năng quản lý dữ liệu và nhận thức về bảo mật để thực hiện công việc hiệu quả.
Đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, không có khả năng đầu tư lớn vào công nghệ, giải pháp có thể là thuê dịch vụ bên ngoài, từ các công ty chuyên cung cấp giải pháp quản lý nhân sự, quản trị dữ liệu. Mặc dù phát sinh chi phí, nhưng điều này giúp giảm rủi ro pháp lý và tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo. Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa tuân thủ pháp luật, xem đây là một phần trong sự phát triển bền vững. Trong dài hạn, một hệ thống dữ liệu nhân sự đầy đủ và minh bạch sẽ mang lại lợi ích vượt xa chi phí ban đầu bỏ ra.
Ở góc độ chính sách, Nhà nước cũng cần song hành cùng doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi này. Việc ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết, tổ chức tập huấn, hỗ trợ kỹ thuật, cung cấp nền tảng công nghệ thân thiện và xây dựng kênh phản hồi nhanh chóng là điều không thể thiếu. Nếu chỉ dừng lại ở quy định bắt buộc mà thiếu đi cơ chế hỗ trợ, nguy cơ chính sách đi vào hình thức sẽ cao. Bài học từ nhiều cải cách hành chính trước đây cho thấy, thành công chỉ đến khi có sự phối hợp chặt chẽ giữa Nhà nước và doanh nghiệp, khi quy định pháp luật được thiết kế khả thi và phù hợp với năng lực thực tế.
Một điểm tích cực đáng chú ý là chính sách này, nếu được triển khai hiệu quả, có thể góp phần quan trọng vào việc chống trốn đóng bảo hiểm, bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động. Thực tế nhiều năm qua cho thấy tình trạng doanh nghiệp không ký hợp đồng lao động, không đóng các loại bảo hiểm bắt buộc hoặc khai báo thiếu trung thực vẫn còn phổ biến. Khi mọi dữ liệu được đăng ký và kết nối, khả năng phát hiện và xử lý vi phạm sẽ nhanh chóng và minh bạch hơn. Điều này cũng giúp tạo ra một sân chơi công bằng, hạn chế tình trạng doanh nghiệp tuân thủ nghiêm túc bị bất lợi so với doanh nghiệp lách luật. Đây là một tín hiệu tích cực để xây dựng môi trường kinh doanh lành mạnh hơn.
Tóm lại, yêu cầu bắt buộc doanh nghiệp đăng ký thông tin người lao động từ ngày 1/1/2026 mang tính chất hai mặt. Ở một bên, nó mở ra cơ hội để quản lý lao động hiện đại, minh bạch, bảo vệ quyền lợi người lao động và tăng hiệu quả điều hành chính sách. Ở bên kia, nó đặt ra thách thức lớn về chi phí, thủ tục và trách nhiệm bảo mật dữ liệu cá nhân. Đối với doanh nghiệp, cách tiếp cận hợp lý là không xem đây chỉ là gánh nặng mà là một cơ hội để nâng cấp quản trị nhân sự, chuẩn bị hạ tầng công nghệ và xây dựng văn hóa tuân thủ. Với sự đồng hành từ phía Nhà nước thông qua các chính sách hỗ trợ cụ thể, quy định này có thể trở thành nền tảng quan trọng để thị trường lao động Việt Nam bước sang một giai đoạn phát triển mới, bền vững hơn, hiện đại hơn và công bằng hơn cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động.
[1] https://dantri.com.vn/lao-dong-viec-lam/nguoi-lao-dong-phai-dang-ky-thong-tin-tren-co-so-du-lieu-quoc-gia-20250624143716891.htm
Bài viết này của tôi được viết trên cơ sở dựa trên những kiến thức pháp luật mà tôi đã được học cũng như những kinh nghiệm chuyên môn trong nhiều năm qua. Nếu bạn thấy những thông tin chia sẻ của tôi ở trên là hữu ích, xin hãy ủng hộ tôi bằng một cú click chuột vào website này nhé www.phuoc-partner.com. Cám ơn bạn rất nhiều.
